SG Trust Services - FAQ : Le Dossier De Souscription





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		LE DOSSIER DE SOUSCRIPTION - MENU PRINCIPAL

		Une entreprise a signé un contrat avec SG Trust Services avant le 8 septembre 2003… Doit-elle signer un nouveau contrat ?
		Que comprend le dossier de souscription ?
		Quelle est la durée de vie des Conditions Générales ?
		Quelle est la durée de vie des Conditions Particulières ?
		Peut-on nommer plusieurs Gestionnaires de certificats ?
		Un gestionnaire de certificats peut-il être porteur ?
		Le gestionnaire doit-il être un employé de la société qui signe le contrat ?
		Le porteur doit-il être un employé de la société qui signe le contrat ?
		Le gestionnaire et le porteur doivent-ils être des employés de la même société ?
		Si le PDG veut gérer lui même les porteurs, que doit-il remplir ?
		Que se passe-t-il si le dossier n’est pas complet ?
		Que faire si l’entreprise a deux signataires pour tout document ?
		Peut-on rendre une photocopie du DDS ?
		Les Conditions Particulières sont elles obligatoires ?
		La fiche gestionnaire est-elle obligatoire ?
		La Demande Individuelle Porteur est-elle obligatoire ?
		Peut-on souscrire dans les DOM ?
		Peut-on souscrire dans les TOM ?
		Peut-on souscrire dans un autre pays ?
		Que faire si l’entreprise est domiciliée à l’étranger mais a une représentation en France ?
		Que doit faire le client pour nommer un nouveau gestionnaire de certificats ?
		Que doit faire le gestionnaire pour obtenir d’autres certificats ?
		Comment procéder lors du départ du représentant ?
		Comment procéder lors du départ du gestionnaire de certificats?
		Comment procéder lors du départ d’un porteur ?



		Une entreprise a signé un contrat avec SG Trust Services avant le 8 septembre 2003… Doit-elle signer le nouveau contrat ? Il n'est pas nécessaire qu'elle signe un nouveau contrat. Cependant, certains événements nécessiteront au préalable la signature d'une nouvelle fiche d'identification, selon l'événement: - Nomination d'un nouveau gestionnaire de certificats: nouvelle Fiche Gestionnaire de Certificats remplie et signée (accompagnée du justificatif d'identité du nouveau gestionnaire) à transmettre à votre agence - Remplacement d'un gestionnaire: nouvelle Fiche Gestionnaire de Certificats remplie et signée (accompagnée du justificatif d'identité du nouveau gestionnaire) à transmettre à votre agence - Nomination d'un nouveau porteur: nouvelle Demande Individuelle Porteur remplie et signé (accompagnée des justificatifs d'identité du gestionnaire et du nouveau porteur) à transmettre à votre agence

		Que comprend le dossier de souscription ? Le Dossier De Souscription est constitué : - Des conditions générales (devant être signées par le représentant de l'entreprise, c'est à dire la personne dûment habilitée par une personne morale), - Des conditions particulières, qui précisent le type de service souhaité : Conditions Particulières téléprocédures administratives (devant être signées par le représentant de l'entreprise), - De la Fiche Gestionnaire de Certificats (devant être signée par le représentant de l'entreprise et le gestionnaire de certificats), - De la Demande Individuelle Porteur (devant être signée par le gestionnaire de certificats et le porteur), - Dans le cas de certificats sur carte à puce, d'un Contrat de vente kit de connexion (devant être signé par le gestionnaire de certificats) - D'une autorisation de prélèvement accompagnée d'un RIB. Les justificatifs à joindre au Dossier De Souscription sont : - Une pièce justificative portant le n° de SIREN de l'entreprise (ou un n° d'immatriculation différent), cette pièce pouvant être un extrait K-Bis de l'entreprise portant le numéro SIREN de l'entreprise et son adresse ou un Certificat d'Identification au Répertoire National des Entreprises et de leurs Etablissements, - Une copie des statuts à jour de l'entreprise portant la signature des représentants, - Un justificatif d'identité par Gestionnaire de certificats (signé par le représentant de l'entreprise et le Gestionnaire de Certificats) : - soit le permis de conduire - soit la carte d'identité nationale - soit le passeport - soit la carte de travail (pour les étrangers) - Un justificatif d'identité par Porteur de certificat (sous la forme d'une copie certifiée conforme par le Gestionnaire de certificats et signée également par le Porteur) conformément à la liste des justificatifs se trouvant ci-dessus

		Quelle est la durée de vie des Conditions Générales ? Les conditions générales ont une durée indéterminée : elles demeurent en vigueur jusqu'à l'expiration du dernier Service soumis aux Conditions Particulières. Elles peuvent être résiliées par lettre recommandée avec avis de réception par l'une ou l'autre des parties, en respectant un préavis de 3 mois. Les Conditions Générales peuvent aussi être résiliées sans préavis, par l'une des parties en cas de manquement par l'autre partie à l'une de ses obligations contractuelles. La résiliation des Conditions Générales entraîne automatiquement la résiliation de toutes les Conditions Particulières.

		Quelle est la durée de vie des Conditions Particulières ? Les conditions particulières n'ont pas une durée de vie illimitée. Sans demande explicite par écrit du représentant, elles sont résiliées tacitement à la fin de l'abonnement du dernier certificat en cours de validité si ce dernier n'est pas renouvelé. Elles peuvent être résiliées par lettre recommandée avec avis de réception par l'une ou l'autre des parties, en respectant un préavis de 3 mois. Les Conditions Particulières peuvent aussi être résiliées sans préavis, par l'une des parties en cas de manquement par l'autre partie à l'une de ses obligations contractuelles.

		Peut-on nommer plusieurs Gestionnaires de certificats ? Bien sûr. Il est même recommandé d'en nommer plusieurs dans le cas d'un nombre important de porteurs, afin de mieux gérer leurs certificats.

		Un gestionnaire de certificats peut-il être porteur ? Un gestionnaire peut tout à fait être porteur, et dans ce cas, il doit obligatoirement remplir une Demande Individuelle Porteur.

		Le gestionnaire doit-il être un employé de la société qui signe le contrat ? Le gestionnaire n’est pas obligatoirement un employé de la société qui signe le contrat d’abonnement. C’est une personne physique qui, pour le compte d’une entreprise, effectue les demandes de certificats et les gère. Le gestionnaire peut être le représentant habilité de l’entreprise, ou toute personne désignée par celui-ci à cette fin.

		Le porteur doit-il être un employé de la société qui signe le contrat ? Le porteur n’est pas obligatoirement un employé de la société qui signe le contrat d’abonnement. C’est la personne physique à laquelle est délivré un certificat. Le porteur représente l’entreprise au nom de laquelle il télédéclare et télépaie lors des échanges sécurisés qu’il va accomplir grâce à son certificat.

		Le gestionnaire et le porteur doivent-ils être des employés de la même société ? Le gestionnaire et le porteur n’appartiennent pas obligatoirement à la même société. Par contre, ils doivent être identifiés physiquement et professionnellement lors de la signature du contrat d’abonnement et identifiables durant toute la vie du certificat.

		Si le PDG veut gérer lui même les porteurs, que doit-il remplir ? Il doit se présenter en tant que représentant légal de l'entreprise et doit donc remplir et signer les Conditions Générales ainsi que les Conditions Particulières du Dossier De Souscription. Il devra par ailleurs remplir obligatoirement la Fiche Gestionnaire de Certificat à son nom, ce qui le rendra ''Gestionnaire de Certificats''..

		Que se passe-t-il si le dossier n’est pas complet ? Si le dossier n’est pas complet, il est retourné au signataire du contrat d’abonnement. Les Autorités d’Enregistrement de SG Trust Services ont autorité pour refuser tout dossier incomplet et, pour mener à bien leur fonction conformément à la Politique de Certification, se doivent de le faire.

		Que faire si l’entreprise a deux signataires pour tout document ? Le Dossier De Souscription peut tout à fait être signé par deux personnes.

		Peut-on rendre une photocopie du DDS ? Le Dossier De Souscription rendu doit être obligatoirement un original (à rendre en double exemplaires), une photocopie n’aurait pas de valeur contractuelle.

		Les Conditions Particulières sont elles obligatoires ? Oui : à travers la signature des Conditions Particulières, le Client spécifie l'application qu'il souhaite utiliser (Téléprocédures administratives)

		La fiche gestionnaire est-elle obligatoire ? La fiche gestionnaire est obligatoire dans tous les cas (même si le représentant de l’entreprise assure lui-même la gestion des certificats).

		La Demande Individuelle Porteur est-elle obligatoire ? Oui, la Demande Individuelle Porteur est obligatoire dans tous les cas.

		Peut-on souscrire dans les DOM ? La souscription dans les DOM est tout à fait possible dans la mesure où il s’agit d’un département français. Elle se fait dans les mêmes conditions qu’une souscription en métropole. Cependant, la téléprocédure URSSAF n’est actuellement pas ouverte aux entreprises domiciliées dans les DOM.

	Peut-on souscrire dans les TOM ? La souscription d’un certificat dans les TOM est possible. Néanmoins, les téléprocédures administratives ne sont actuellement pas ouvertes aux entreprises domiciliées dans les TOM.

	Peut-on souscrire dans un autre pays ? Le contrat ne peut être souscrit que par une entreprise ayant une représentation sur le territoire français. Mais le contrat peut être signé par un représentant résidant à l’étranger à partir du moment où l’entreprise a une représentation en France.

	Que faire si l’entreprise est domiciliée à l’étranger mais a une représentation en France ? Cette entreprise peut souscrire par l’intermédiaire de ses représentants en France car ils sont bien mentionnés sur les KBIs de la représentation en France. Le gestionnaire et le porteur pourront résider à l’étranger et ne seront pas forcément de nationalité française.

	Que doit faire le client pour nommer un nouveau gestionnaire de certificats ? Le représentant doit remplir une nouvelle fiche d'identification gestionnaire, signée par le nouveau gestionnaire de certificats et par lui-même.

	Que doit faire le gestionnaire pour obtenir d’autres certificats ? Pour chaque nouvelle souscription, une Demande Individuelle Porteur doit être ajoutée au dossier et transmise à l'agence du client. Elle sera établie au nom du futur porteur du certificat et sera signée par le gestionnaire et par le futur porteur.

	Comment procéder lors du départ du représentant ? En cas d’invalidation du représentant (départ de son entreprise, changement de fonction, décès…), le client devra notifier à son agence le changement intervenu, l'agence signifiant ce changement à SG Trust Services. Le nouveau représentant n’aura pas à signer une nouvelle fois le contrat d’abonnement.

	Comment procéder lors du départ du gestionnaire de certificats? En cas d'invalidation d'un gestionnaire (départ de son entreprise, changement de fonction, décès…), le client devra notifier à SG Trust Services le changement intervenu et désigner un nouveau ''Gestionnaire de Certificats''. Le nouveau gestionnaire devra remplir une fiche d'identification gestionnaire, la signer et la faire signer par le représentant. Une fois cette fiche dûment remplie et signée, le gestionnaire de certificats la transmet à l'agence. Automatiquement, SG Trust Services rattache tous les certificats des Porteurs dépendant de l'ancien gestionnaire au nouveau gestionnaire de certificats.

	Comment procéder lors du départ d’un porteur ? Chaque certificat est nominatif et réputé intransmissible (prêt ou échange). En cas de départ du porteur du certificat, il est impératif de révoquer son certificat. Une Demande Individuelle Porteur, correspondant donc à un nouveau porteur, peut être adressée par la suite à l'agence qui la transmettra à SG Trust Services.


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