Quelle est la procédure visée ?

Elle correspond aujourd’hui à la Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales (DUCS), application permettant la déclaration et le paiement des cotisations sociales (URSSAF, ASSEDIC, Caisse de Retraite), au moyen d’un certificat électronique.

Quel est le support de transmission ?

Les adhérents peuvent déclarer et payer leur cotisation via un service d’EDI par e-mail signé (au moyen d’un certificat). Cette procédure repose sur les formats de fichiers suivants :

- DUCS EDI au format Copaym ou Coplat*,
- BRC Magnétique

* Vous pouvez consulter la liste des logiciels de paie compatibles avec le service DUCS sur le site de l’ACOSS : http://www.acoss.fr

L’adhérent envoie directement un mail à l’URSSAF comprenant les fichiers de télédéclaration et de télépaiement, au format DUCS EDI ou BRC magnétique. Cet envoi est signé par le certificat électronique.

Quels sont les pré-requis techniques ?

Le poste de l’utilisateur doit être équipé d’une messagerie Outlook (version égale ou supérieure à 5.1) ou Netscape (version égale ou supérieure à 4.75) avec puissance de chiffrement 128 bits.

L’utilisateur doit notamment activer les options de chiffrement et de signature de sa messagerie, uniquement lors de transmissions effectuées à l’URSSAF. Il peut, s'il le souhaite, activer l'option de chiffrement de sa messagerie. Ces options de messagerie ne doivent pas, pour l’instant, être activées pour les envois vers les ASSEDIC et la Caisse de Retraite complémentaire.

Qui est concerné ?

Tous les adhérents déclarant l’URSSAF peuvent opter pour une télédéclaration et un télérèglement via certificat. Les adhérents utilisateurs de l’application DUCS via le protocole EDI doivent adopter le standard sécurisé par certificat avant le 1er mars 2003. De même, cette application est désormais obligatoire pour tous les nouveaux adhérents à l’URSSAF.

Pour information, les adhérents versant à l’URSSAF plus de 150 K EUR annuellement sont tenues d’effectuer leur paiement sous forme dématérialisée, en optant soit pour le virement, soit pour le télérèglement. Les autres adhérents peuvent toujours régler de manière traditionnelle (papier).

Quelle est la date d’agrément de SG Trust Services ?

SG Trust Services est référencée par l’URSSAF depuis octobre 2001.

Quelles sont les différentes étapes pour souscrire à l’application DUCS par e-mail sécurisé ?

Il vous suffit :
- d’imprimer le bulletin d’adhésion à partir du site de l’URSSAF (https://www.declaration.urssaf.fr/teledepMail.htm), le renseigner et l’envoyer à votre centre habituel,
- de vous procurer un certificat auprès de SG Trust Services,
- de téléphoner à l’URSSAF pour confirmer votre enregistrement et fournir les « coordonnées » de votre certificat.

Le certificat pour TéléTVA permet-il d’utiliser l’application DUCS par e-mail sécurisé ?

Tout à fait, les certificats utilisés dans le cadre de TéléTVA sont compatibles avec cette application.

Comment déclarer ?

- Vous constituez le fichier de déclaration et/ou de paiement et le faites parvenir à l’URSSAF par e-mail sécurisé*. Vous pouvez par la suite vous connecter au site internet (https://www.declaration.urssaf.fr) pour effectuer des corrections sans avoir à produire un nouveau fichier.
- Chaque e-mail adressé à l’URSSAF reçoit un avis de remise. Un second e-mail est ensuite envoyé lorsque le message peut être traité.

* Les adresses e-mail diffèrent selon le logiciel de paie utilisé. Pour consulter la liste des adresses : https://www.declaration.urssaf.fr/teledepMail.htm

L’adhérent doit-il obligatoirement utiliser la télédéclaration et le télépaiement dans le cadre de la téléprocédure URSSAF ?

Non, il peut choisir d’utiliser uniquement la télédéclaration ou le télépaiement.

Peut-on dissocier la télédéclaration du télépaiement ?

Si l’abonnement de l’entreprise concerne deux utilisateurs habilités respectivement à télédéclarer et à télépayer et disposant chacun de leur propre certificat, chacun d’eux pourra émettre avec sa propre signature un e-mail ne comportant respectivement que les informations relatives à la télédéclaration et au télépaiement.

Quelles sont les futures applications liées à l’URSSAF ?

- La déclaration et le paiement des cotisations URSSAF sur internet (transmission par EFI)
- L’envoi de la Déclaration Unique d’Embauche (DUE) par e-mail signé (transmission par EDI).

Pour en savoir plus

- Vous pouvez appeler votre Centre URSSAF habituel
- Site web de l’URSSAF (https://www.declaration.urssaf.fr/teledepMail.htm)