Quand vous engagez du personnel, il est de rigueur de signer un contrat de travail. C’est un document juridique obligatoire qui engage la responsabilité des deux parties sur la prestation et les obligations ainsi que les droits de chacun pendant l’exécution de la prestation. Cependant, la gestion et la création de ce dernier ne sont pas une chose à prendre à la légère. Voici donc quelques points à retenir pour une bonne administration de votre société.

Gestion des contrats : quelle importance ? 

Contrairement aux idées reçues, l’importance de la gestion des contrats n’est plus à prouver. C’est à la fois une obligation administrative et juridique qui incombe aux employeurs. 

Un contrat de travail relate les obligations et les droits des employés et des employeurs pendant toute sa durée. Il comprend des clauses qui touchent notamment à l’administration financière de votre société. En effet, il mentionne les différentes compensations financières qui résultent de sa signature. Les mentions obligatoires d’un contrat de travail vont jusqu’aux conditions de réalisation de la prestation par le salarié : ses droits de congés, les prestations sociales, les droits de formation, etc. 

Pour dire simplement, le contrat de travail est la base de votre relation avec votre employé. Il détermine la durée de l’engagement ainsi que les services que doit fournir chaque partie. Il mentionne même les conditions de résiliations en cas de besoin pour que tout soit réglementaire.

Gestion des contrats : quelles sont les bonnes pratiques ?

La bonne gestion d’un contrat de travail commence dès la rédaction de celle-ci. La loi vous permet de personnaliser les détails de votre document en fonction des besoins du poste et de votre entreprise ainsi que ceux de votre salarié. Pour autant, respectez les mentions obligatoires dans un contrat pour lui donner une force probante. Tel est le cas par exemple de la présentation de toutes les parties, le datage et la signature du contrat ainsi que la description détaillée des obligations de chacun pendant toute la durée dudit contrat. 

Un maximum de détail sera nécessaire pour minimiser tout risque de conflit à l’avenir. Généralement, la création, mais aussi la gestion et le suivi du contrat et du salarié sera de la prérogative de votre responsable RH. Le fait d’assigner une branche spéciale de votre société à ce genre de service facilitera la gestion de vos ressources humaines. 

Tous les changements ayant un rapport avec le contrat de travail doivent être enregistrés. Cela fait aussi partie des démarches obligatoires pour la gestion de ce genre de contrat. Cela concerne évidemment le passage d’un essai à un CDD, vers un CDI ou le licenciement ou le départ à la retraite. 

Un logiciel de gestion des contrats : pour quoi faire ?

L’utilisation d’un outil de gestion des contrats permet la mise en place d’une base de données centralisée. Il est fini le temps des processus manuels qui font perdre du temps et qui augmentent les risques d’erreur. D’ailleurs, le plus souvent, ce sont ces erreurs manuelles qui sont à l’origine des litiges. En tout cas, une base de données centralisée permet de référencer les documents, les différentes clauses ainsi que les textes réglementaires de manière automatique.

De plus, l’outil permet d’observer les bonnes pratiques de la gestion des contrats. C’est ainsi que lors d’un changement d’une réglementation, le logiciel procède à la mise à jour des contrats. Pour les cas de congés ou d’absence, le logiciel simplifie les démarches en calculant le nombre de jours de congés correspondant au nombre d’heures effectuées au travail. En ce qui concerne les audits, l’outil de gestion des contrats permet de les exécuter efficacement grâce aux différentes options qu’il intègre.

Du reste, l’automatisation est très avantageuse pour la gestion des documents. En effet, il n’y a aucun risque de perte de documents. Et comme les données sont centralisées, les concernés n’ont qu’à accéder directement à la base des données pour consulter les documents qui lui intéressent. Cela accroît la transparence qui, dans le domaine des ressources humaines, est importante pour la bonne entente au sein de l’entreprise.